Le Conseiller CFO de Seraf : trésorerie, factures et décisions financières

Sa mission couvre la trésorerie, la facturation, les comptes clients, les comptes fournisseurs, le calendrier fiscal et les risques financiers. Il répond de trois résultats : une trésorerie visible, des échéances visibles et des contrôles financiers prêts à être exercés par la bonne personne. Il surveille quatre signaux.

• Une créance en retard : une facture émise dont l’échéance est passée.
• Un paiement à venir : une facture reçue d’un fournisseur qui arrive à échéance.
• Une échéance fiscale : une déclaration ou une remise qui approche.
• Une anomalie de facturation : par exemple une facture sans PDF classé ou un paiement signalé mais pas encore confirmé.

Comme le Conseiller PDG, il fait partie du premier cercle et participe chaque matin. Il travaille avec le Chef de cabinet, qui coordonne le suivi, et avec la fonction Finance et administration du troisième cercle, qui suit au plus près les factures, le recouvrement, les comptes fournisseurs et les obligations récurrentes, et qui lui remonte ses signaux. D’autres rôles s’appuient sur lui : le Conseiller PDG pour arbitrer entre les priorités, le rôle Juridique et conformité pour les obligations, le rôle Achats pour comparer des options.

Ses informations viennent de votre espace Finances, qui s’ouvre sur la page Entreprise de l’application. On y trouve les Factures (vos factures émises et reçues, leurs PDF et leurs paiements), la Comptabilité (revenus, dépenses et paiements dans votre classeur annuel), la section Fiscalité et paie (les dossiers, pièces, calculs et échéances disponibles pour votre entité), ainsi que les Approbations. L’accueil de votre espace affiche aussi une tuile des factures à payer.

Une règle compte beaucoup pour un rôle financier : aucun paiement n’est inventé. Un paiement signalé par un client reste signalé tant qu’il n’est pas confirmé; seul un paiement reçu et confirmé est compté comme reçu. Le Conseiller CFO travaille donc avec des montants vérifiables, et il vous dit quand une information manque.

Dans une équipe, ces sujets ne concernent pas tout le monde. Dans Paramètres, sous Utilisateurs et accès, vous choisissez qui a le droit « Approuver les paiements » et quel profil Seraf présente à chaque personne (Direction, Finance, Employé, par exemple). Votre adjointe administrative peut ainsi préparer et suivre les factures, pendant que l’approbation reste à la personne que vous avez désignée.

Le Conseiller CFO a quatre actions réservées : aucun paiement, aucune déclaration produite, aucun jugement comptable et aucune représentation financière. Concrètement, il ne paie aucun fournisseur, ne dépose aucune déclaration de TPS, de TVQ ou d’impôt, ne tranche pas une question de traitement comptable et ne parle pas en votre nom à votre banque, à un prêteur ou à l’administration fiscale.

Seraf, lui, peut préparer le travail dans votre espace, toujours sous votre contrôle. Il peut préparer un brouillon de facture avec le destinataire, les lignes et les montants exacts. L’émission et l’envoi de cette facture au client demandent votre confirmation explicite. Confirmer la réception d’un virement Interac signalé par un client demande aussi votre confirmation. Et pour payer une facture reçue dans votre espace, c’est vous qui cliquez sur « Payer » : Seraf ne détient jamais le lien de paiement.

Cette séparation n’est pas un détail. Elle évite qu’une analyse, même juste, se transforme en geste financier que personne n’a vérifié. Elle correspond aussi au périmètre des services de Serafex : la préparation de factures, contrats et suivis clients ne constitue pas un service de comptabilité complète, de fiscalité ou de paie. Les choix qui demandent une expertise professionnelle (méthode de calcul, déductions, paie, structure de l’entreprise) restent entre les mains de votre comptable ou de votre conseiller fiscal.

Le calendrier fiscal illustre bien ce partage. Revenu Québec, qui administre la TPS et la TVQ au Québec, attribue à chaque entreprise une fréquence de déclaration. Selon sa page sur les périodes de déclaration (nouvel onglet), une déclaration mensuelle ou trimestrielle doit lui parvenir au plus tard un mois après la fin de la période visée, et une déclaration annuelle, généralement au plus tard trois mois après. Le Conseiller CFO peut vous rappeler l’échéance et repérer les pièces qui manquent; vous ou votre comptable produisez la déclaration.

Prenons un atelier d’usinage fictif de Drummondville, onze employés, inventé pour illustrer la méthode. Un mardi d’octobre, le brief présente un élément portant le libellé « Conseiller CFO » et sa mission. Trois signaux s’y croisent : deux factures émises à son plus gros client sont en retard de plusieurs semaines, une facture d’acier arrive à échéance vendredi, et la déclaration trimestrielle de TPS et de TVQ est due à la fin du mois.

La recommandation pourrait ressembler à ceci : « Recommandation : relancer le client aujourd’hui pour les deux factures, avant de payer l’acier vendredi. Raison : ces deux factures sont la plus grande somme que vous attendez ce mois-ci, alors que l’acier et la remise de TPS et de TVQ tombent avant la fin du mois. Prochain pas : je prépare un courriel de relance à relire, avec les numéros de facture et le bon de commande du client. »

Le propriétaire choisit Modifier : il veut un ton plus cordial et mentionner que la livraison a été acceptée sans réserve. Seraf ajuste le brouillon. Avant l’envoi, l’application demande « Seraf peut-il faire cette action ? », et le propriétaire confirme. Vendredi, c’est lui qui paie l’acier. À la fin du mois, sa comptable produit la déclaration à partir des pièces classées.

Ce réflexe de relancer tôt rejoint les conseils de la BDC pour mieux gérer votre trésorerie (nouvel onglet) : produire une facture dès que les biens ou services ont été livrés, et se rappeler que plus on tarde à communiquer avec la clientèle, plus minces sont les chances de recouvrer la totalité de la somme exigible. La BDC ajoute que préparer un budget de trésorerie devrait être votre priorité absolue. Préparez-le avec votre comptable; le Conseiller CFO vous aide ensuite à le confronter chaque semaine aux factures réelles.

Posez ces questions à Seraf telles quelles. Chacune correspond à un signal que le Conseiller CFO surveille, et la réponse vous dira aussi ce qui manque dans vos dossiers.

Après chaque réponse, demandez : « Sur quelles factures et quels paiements t’appuies-tu? ». Si une facture vit dans un autre logiciel et n’est pas dans votre espace, le Conseiller CFO ne la voit pas : il vaut mieux le savoir avant de prendre une décision.

Une routine simple suffit. Chaque matin, décidez des éléments financiers du brief. Le lundi, posez les deux premières questions. Avant chaque fin de période fiscale, posez la quatrième. Pour garder des états de facture clairs, du brouillon au paiement reçu, le guide pour suivre vos projets et votre facturation propose une revue hebdomadaire.

Les questions d’argent touchent souvent d’autres rôles. Pour décider quel projet repousser quand l’encaisse est serrée, voyez le guide du Conseiller PDG de Seraf. Pour savoir si une livraison promise sera prête à temps, et donc facturable, consultez celui du Conseiller COO. La page équipe de direction présente l’ensemble des rôles. Le Conseil est en service pour les clients de Serafex.

Voyons ensemble comment le Conseil suivrait vos finances.