Suivre vos projets et votre facturation sans confondre les étapes

Un projet utile à suivre décrit un résultat promis à un client, pas seulement un nom de dossier. Découpez-le en étapes qui produisent chacune quelque chose de vérifiable : un concept présenté, des plans remis, une installation terminée. Une étape intitulée « Travail en cours » ne dit ni quoi livrer ni quand facturer.

Pour chaque étape, notez :

• le livrable attendu et la personne qui le prépare;
• l’échéance, confirmée ou seulement souhaitée;
• l’avancement, exprimé par un fait observable;
• ce qui attend le client : une approbation, une information;
• l’effet prévu à l’entente sur la facturation : acompte, facture d’étape ou solde.

Nommez un seul responsable par étape, même si plusieurs personnes y contribuent : il sait où en est l’étape et qui doit agir ensuite. Pour l’avancement, « trois plans sur cinq relus » renseigne mieux que « 60 % ».

Prenons Atelier Riverain, une entreprise fictive de design intérieur. Son projet d’aménagement d’une boutique compte trois étapes : concept, plans d’exécution et suivi de chantier. La proposition acceptée prévoit un acompte au départ, une facture à la remise des plans et le solde à la fin. Ces déclencheurs sont inscrits dans le projet dès le démarrage, pour que personne n’ait à s’en souvenir trois mois plus tard.

Dans la plateforme Serafex, les projets suivis présentent leur étape, leur responsable, leur échéance et leur avancement. Une note de projet peut réunir le texte, les liens et les commentaires utiles. Ces repères situent un dossier; l’entente signée reste la référence pour les montants et les modalités.

Une facture contestée soulève souvent la même question : pourquoi ce montant? Proposition acceptée, avenant, courriel d’approbation : chaque pièce qui y répond doit se retrouver à partir du projet, sans fouiller dans plusieurs boîtes de courriel.

Le client approuve une version précise, pas « les plans » en général. Notez laquelle, par qui et à quelle date. Une version corrigée repasse par la validation au lieu d’hériter du statut de la précédente. C’est la version approuvée qui justifie la facture d’étape.

Consignez les décisions à part, en une ligne : ce qui a été décidé, par qui, sur quelle version et d’après quelle source. Chez Atelier Riverain, le client demande une vitrine supplémentaire. L’équipe l’inscrit comme décision en attente, prépare un avenant et ne l’ajoute à la facturation qu’après l’accord écrit du client. Sans cette trace, le travail supplémentaire risque d’être fait sans être facturé, ou facturé sans avoir été accepté.

Dans Serafex, l’espace Documents permet de rechercher un fichier, d’identifier sa version, de le commenter et, selon le fichier, de comparer des versions accessibles. Les dossiers Entreprise structurent aussi les pièces liées, les travaux, les résultats et les décisions. Présenter un document comme résultat le rend disponible pour examen; cela ne certifie pas sa conformité et ne signe rien à votre place. Le guide pour organiser les documents de votre entreprise en équipe détaille le classement et le nommage.

Le mot « facturé » cache souvent cinq réalités. Une facture préparée mais jamais envoyée peut sembler réglée; un client qui écrit « c’est payé » ne prouve pas que l’argent est arrivé. Le tableau suivant, utilisable dans n’importe quel outil, sert d’aide de travail.

Chaque passage d’un état à l’autre est un geste précis, fait par une personne autorisée. La gestion des factures et des contrats dans Serafex suit cette logique : un brouillon de facture y conserve les données sans émettre de numéro ni envoyer de courriel, et l’émission comme l’envoi restent soumis aux droits de la personne qui agit. Le suivi distingue aussi les montants dus, les montants reçus et un paiement seulement signalé.

Selon la messagerie connectée et les règles autorisées, Seraf peut repérer une demande de facture dans un courriel et proposer un brouillon. Vous l’acceptez, le refusez ou le faites modifier après avoir vérifié le destinataire, les lignes, les montants et les taxes.

Deux précautions encore. Ne modifiez pas en silence une facture déjà émise : demandez à votre comptable comment la corriger, par exemple par une note de crédit. Et un paiement partiel ne ferme pas la facture; gardez le solde visible jusqu’à son encaissement.

Les pièces de dépense se perdent quand on les garde « pour plus tard ». Déposez-les au fil de l’eau et rattachez au projet celles qui le concernent, surtout si elles doivent être refacturées au client. Un nom qui réunit la date, le fournisseur et le montant permet de retrouver une pièce sans l’ouvrir.

Dans Serafex, le parcours des dépenses accepte une pièce PDF ou une image provenant de Documents, jusqu’à 25 Mo. Ce dépôt conserve une pièce reçue; il ne valide pas les montants et ne crée aucune écriture comptable. Serafex aide à préparer et à retrouver vos documents; il ne tient pas vos livres, ne produit pas vos déclarations et ne donne pas de conseil fiscal.

Vérifiez la lisibilité de chaque image. L’ARC accepte la conversion de documents papier en images (nouvel onglet) si l’image reproduit exactement le document, fournit les mêmes renseignements et reste nette. Pour l’ARC, les originaux papier doivent en général être conservés, sauf si la numérisation respecte la norme nationale applicable. Avant de jeter un reçu papier, posez la question à votre comptable.

Revenu Québec demande de conserver les registres et les pièces justificatives liés à la TPS et à la TVQ (nouvel onglet) pendant les six années qui suivent la fin de la dernière année à laquelle ils se rapportent, et plus longtemps en cas d’opposition ou de contestation. L’ARC applique la même règle générale de six ans (nouvel onglet); si vous produisez une déclaration de revenus en retard, ce délai court à partir de la date où vous l’avez produite, et certains registres, comme ceux liés à l’acquisition à long terme d’un bien, se conservent indéfiniment. Sur support électronique, vos fichiers doivent permettre de produire des copies accessibles et utilisables. Revenu Québec précise aussi (nouvel onglet) que des registres électroniques se conservent sous une forme intelligible pendant toute la période, avec les mesures nécessaires pour assurer et maintenir leur intégrité.

Revenu Québec n’impose pas de modèle de facture (nouvel onglet), sauf dans la restauration et le taxi. Mais si vous êtes inscrit aux fichiers de la TPS et de la TVQ, vos clients inscrits ont besoin de certains renseignements pour justifier leurs crédits et remboursements de taxe sur les intrants. Ces renseignements varient selon la valeur totale de la vente, taxes comprises :

• dans tous les cas : votre nom ou celui de votre entreprise, la date de la facture et le montant total;
• dès 100 $ : le montant des taxes et vos numéros d’inscription aux fichiers de la TPS et de la TVQ;
• dès 500 $ : le nom du client, les modalités de paiement et une description du bien ou du service.

Pour la TVQ, le montant de taxe et la description sont exigés même sous ces seuils. Le plus simple est donc d’inscrire tous ces renseignements sur chaque facture. Un client inscrit peut d’ailleurs vous les demander par écrit, et vous êtes tenu de répondre. Vérifiez les mêmes éléments sur les factures de vos fournisseurs.

La langue compte aussi. L’aide-mémoire de l’Office québécois de la langue française (nouvel onglet) range les factures dans la documentation commerciale, qui doit être rédigée au moins en français; une autre langue peut s’ajouter si le français figure au moins de manière équivalente.

En fin de période, demandez à votre comptable la liste exacte des documents attendus. Elle comprend souvent les factures émises, les paiements reçus avec leur date, les pièces de dépense, les ententes et les relevés bancaires. Joignez une courte liste de questions : une dépense dont l’usage est incertain, un paiement partiel, une facture corrigée.

Un tableau de bord utile tient sur une page, se relit à heure fixe chaque semaine et a un responsable. Il ne mesure pas tout : il fait apparaître ce qui bloque et ce qui attend une action. Répondez à ces sept questions dans l’ordre :

1. Quels projets ont une échéance dans les deux prochaines semaines, et leur étape est-elle à jour?
2. Quelles décisions attendent un client ou un validateur, et depuis quand?
3. Quelles étapes livrées n’ont encore aucune facture, même en brouillon?
4. Quels brouillons attendent une vérification avant leur émission?
5. Quelles factures envoyées ont dépassé leur échéance, et qui fait le suivi?
6. Quels paiements signalés restent à rapprocher avec le relevé bancaire?
7. Quelles pièces de la semaine manquent, sont illisibles ou soulèvent une question pour le comptable?

Chaque réponse débouche sur une action, une personne et une date. Si une question ne produit jamais rien, retirez-la. Si la même facture revient trois semaines de suite, le problème ne relève plus du suivi : il faut une décision, par exemple appeler le client.

Chez Atelier Riverain, la revue du lundi révèle que les plans ont été remis vendredi sans qu’aucune facture soit préparée. Un brouillon est créé, vérifié par la propriétaire, puis émis et envoyé. La semaine suivante, le client écrit qu’il a payé. La facture passe à « paiement signalé » et y reste jusqu’à ce que le relevé confirme le dépôt.

Seraf peut aider à préparer cette synthèse à partir des informations accessibles à votre compte. Relisez-la avec les états réels avant d’agir : la décision vous revient.

Parlons du suivi de vos projets et de votre facturation.